Módszerek, tippek, trükkök.

Az Excel elsősorban számolásra jó. (Az elkészült táblázatokat persze nagyon szép formára hozhatjuk.)
A számolás történhet képlettel vagy függvénnyel.

A függvények gyakran okoznak gondot. Ezeknek megoldását szeretném megmutatni.

Amikor függvényeket használunk, arra is fontos gondolni, hogy melyik nyelvi változat előtt ülünk. Az angol nyelvű Excel nem érti a magyar függvényneveket. A magyar nyelvű Excel pedig nem tud mit kezdeni az angol függvénynevekkel. Az egyes verziók sem tökéletesen egyeznek meg egymással. Megjelennek újabb függvények, illetve egyes függvények kiszorulnak a használatból. Természetesen ezekkel a gondokkal ritkán futhatunk össze. Az Excel (alapestben közel négyszáz) függvénye közül csupán egyet-egyet változtatnak meg. Azonban nem árt, ha tudjuk, hogy ilyen előfordulhat.

Ezért aztán jó tudni, hogy hol lehet utánanézni pl. az adott függvény angol (vagy éppen magyar) nevének.

A függvényfordító

Vannak függvényfordítók, melyeket használhatunk, ugyanis nem minden esetben egyértelmű, hogy a másik nyelvi változatban ugyanannak a függvénynek a mi neve.

Elárulom, hogy a függvényfordító használatához nem feltétlenül szükséges a hálón keresgélni, ugyanis amikor magyar változatot telepítettünk a gépünkre, akkor feltelepítettük a fordítót is. Csak jól eldugták.

Attól függően, hogy melyik verziójú Office van a gépünkön, kicsit eltér az eljárás módja.

Mi a teendő, ha a 2010-es verziót használjuk?

A 2010-es verzió

A 2010-es verzió is hozza a telepítéskor a maga függvényfordítóját.

A neve: FUNCS.XLS

Itt érhető el:

Ha 2013-as verzió van gépünkre telepítve akkor is meg fogjuk találni a fordítót, hasonlóan a2010-hez, de a 2013-as, kicsit trükkösebb.

Ugyanott találjuk, de a neve, az furfangos (FUNCS.XLS4).

Ha megtaláltuk, akkor másolatot kell készíteni belőle, majd a másolatot át kell nevezzük. FUNCS.XLS-re.

A 2016-os verzió esetén:

A továbbiakban az eljárás a már megismert módon, másolás, az új helyen pedig átnevezés FUNCS.XLS-re.

A függvények használatáról

A számolás az Excelben történhet képletek vagy függvények segítségével, valamint ezek kombinációjával.

A függvények sokféle módon csoportosíthatók.

A csoportosítás legelterjedtebb módja:

függvény csoportok

Nagy táblák

Egy munkafüzet két lapja.

Munkánk során gyakran kerülünk szembe azzal az esettel, hogy nagyméretű táblával kell dolgoznunk. Ezzel a problémával mind a képernyőn való kezelés, mind a nyomtatás során találkozunk. Ráadásul még az is gondot okozhat, hogy jó volna egy azon munkafüzet különböző lapjait egyszerre látni a képernyőn.

Ilyenkor a Szalagmenüben keressük meg a NÉZET fület. Ott pedig az ÚJ ablak lehetőséget. Azon kattintva újra a NÉZET fület választjuk, de most a Mozaik lehetőséget jelöljük rákattintásunkkal. Ilyenkor kapunk egy párbeszédpanelt, a címsorában Ablakok elrendezése felirattal. Kiválasztjuk az Egymás mellett lehetőséget, akkor már egymás mellett látjuk a munkafüzetet két példányban. Most már csak annyi a dolgunk, hogy odalapozzunk, ahova szükséges. Két oldalt fogunk egyszerre látni a munkafüzetből.

Nagy táblák újra (sokoldalas nyomtatás)

A többoldalas táblázat nyomtatása csak akkor hoz olvasható, használható eredményt, ha minden oldalon van fejléc.

Ezt a 2007, 2010, 2013 és a 2016- os verziókban a Lapelrendezése Fülön az Oldalbeállítás parancsával lehet elérni. (A 2003-as, vagy régebbi verziók esetén a Fájl menü Oldalbeállítás parancsa.)
Itt az utolsó lapfület kell kiválasztanunk, a (Munkalap) és a Fent ismétlődő sorokat megadni (a munkalapon a sor azonosítóján kattintani. Ha több sort szeretnénk megjeleníteni, akkor a sor azonosítóján nem csak kattintunk, hanem nyomva tartott egérgombbal végighúzzuk a kívánt azonosítókon.)

Hogyan kell kis táblát csinálni a nagy, nehezen áttekinthető táblából?

Egy olyan, kis táblát, amelyben nem tud eltévedni a felhasználó.

Első lépésben megjelöljük azt a területet, amit meg kívánunk hagyni. Itt, én egy 10X10 cellából álló területet jelöltem ki (sárgával).

tábla1

Először az oszlopokat rejtjük el.
Az első sor utolsó celláján állva Ctr+jobbranyíl aminek hatására elugrik a kijelöltségünk az utolsó, XFD oszlopra.

Excel tábla2

Itt az oszlop azonosítójába, az XFD-be kattintva kijelöljük az egész oszlopot. Ctl+Shift+HOME billentyűkombinációt használva, az utolsótól az elsőig, az A oszlopig jelölünk. Akkor lenyomjuk a Shift+ jobbranyíl kombinációt, amitől a táblázat elejét fogjuk látni. Majd addig ismételjük a Shift+ jobbranyíl kombináció újbóli lenyomását, amíg a sárga terület határát el nem érjük.

Ezután egerünkkel belegurulunk a kijelölésbe és jobbegér gombbal a gyorsmenü Elrejtés parancsát választjuk. Nem kell megijedni, mert a cellarácsok mind eltűnnek, de ha Ctrl+HOME kombinációt adunk, az A1 es cellára kerül az aktív cella kijelöltsége.

Excel tábla

Most jön a sorok elrejtése.
a táblázatunk utolsó sorába állunk, Ctr+lenyíl kombinációt nyomunk, aminek következtében az aktív cellát lekergettük a 1048576.
sorra (ez az utolsó sor).

az utolsó sor

Belekattintunk a sort azonosító 1048576 számba. Ezzel kijelöljük a sor összes celláját. Ctl+Shift+HOME billentyűkombinációval egészen az A1 ig jelölünk. A Ctr+Shift+ lenyíl kombináció többszöri megnyomásával „kiszabadítjuk” a táblázatunkat a kijelöltségből, a kijelölt területen állva jobbegér gombbal a gyorsmenü Elrejtés parancsát választjuk. Itt is minden eltűnik, de a Ctrl+HOME

kombinációt használva már látjuk is a kicsire szabott táblázatunkat.

kicsire korlátozott Excel tábla

Ne engedjünk akárkit a táblánkban kódorogni.

Csak oda léphessen a felhasználó, ahol dolga van.

Első lépésben kijelöltem egy területet (sárgával). Itt lehet majd dolgozni.
A kijelölt területen állva jobbegér gombbal gyorsmenüt kérünk, ahol a cellaformázást választjuk.
A cellaformázás utolsó lapfülén, a Védelem fülön a Zárolt lehetőség előtti jelölőnégyzetből a pipát belekattintással eltávolítjuk.
A Szalagmenün a Véleményezést választjuk. Ott a Lapvédelem lehetőséget választjuk.
A „Minden felhasználónak engedélyezve :” felsorolásban az első lehetőség: a „Zárolt cellák kijelölése” előtti jelölőnégyzetből távolítsuk el a pipát (belekattintással). OK gombbal zárjuk a lapot.
Innentől fogva már csak a kijelölt területbe enged belekattintani is.

😊

Kis zöld levelek a munkalapon

Tavasz van. Munkalapunkon viszont nem biztos, hogy örülünk a zöld „levélkéknek”.

Megnézte már, hogy mit is jelent? Hiszen, ha belekattintunk, előzékenyen felajánlja a segítségét az Excel.

Fontos ez nekem?

Nagyon fontos! Ez az üzenet azt jelenti, hogy (bár a 2010 -utáni verziókban már meg lehet szorozni pl. 3-mal), de pl. azFKERES() függvény már nem fog rátalálni. Ha pedig sorba rendezzük a mezőt, akkor

Nem mindegy ugye?

Gondoskodjunk róla, hogy cellában látható számoknak látszó értékek valóban számok is legyenek.

Vagyis a zöld fülecskével jelzett cellába kattintva, a felkiáltójel mellett látható legördítés jelre kattintunk, ott pedig kiválasztjuk az „Átalakítás számmá” lehetőséget.

Ennek hatására a cella tartalma rögtön átsorakozik a jobb oldalra. (alapértelmezésben a számot tartalmazó cella jobbra igazodik)

Mit tegyen az, akinek nincs a gépén EXCEL?

Valójában akkor is lehet dolgozni.

A GOOLE a barátunk.

Csak egy Google fiók kell.

Ha van (már) ilyen, akkor egyszerű a dolgunk.

Kiválasztjuk a Drive elemet, a kapott felületen pedig az ÚJ lehetőséget. Ott megkeressük a FÁJL feltöltése opciót.

Ha feltöltöttük a kívánt fájlt,Jobb egér gomb, Társítás, Google Táblázatok

Akkor megkapjuk a Google "Exceljét"

Előttünk a feladat, lehet megoldani!

😊